L’archiviazione perfetta dei documenti: i metodi più efficaci

In alcuni casi, una quantità eccessiva di carte può portare ad avere anche un disordine nella testa. Archiviare significa conservare e ottimizzare il posizionamento per ritrovarli in tempi rapidi, almeno in attesa al passaggio finale della smaterializzazione delle pratiche.

Quali sono gli strumenti di archiviazione?

I documenti devono essere messi in ordine con un criterio. Servono strumenti che con un costo limitato permettano ottime ricerche. Vediamo insieme cosa serve per avere un’archiviazione dei documenti fatta bene:

• Buste trasparenti: non si piegano, preservano il documento dalle macchie e dagli strappi e sono compatibili con i faldoni e i raccoglitori ad anelli
• Cartelle: in plastica o in cartoncino, si impiegano per raggruppare quantità consistenti di documenti dello stesso
• Cartelle sospese: supporti che consentono la consultazione diretta e si mettono in armadi appositi con binario
• Raccoglitori ad anelli: sono i più diffusi, hanno copertine rigide e 3 misure principali – protocollo 28,5 x 35 x 5 cm, mezzo protocollo 28,5 x 19 x 8 cm e commerciale 28,5 x 32 x 5 cm, per fogli A4 c
• Faldone: frequente nei tribunali e in altri enti pubblici, è un contenitore a cartella chiusa con 3 lati e fettucce di cartone vetrificato
• Scatole per archivio: contengono i faldoni e possono essere inserite in armadi dedicati
• Etichette e separatori: consentono di identificare il blocco di archivio

Metodi per l’archiviazione dei documenti

Per riconoscere rapidamente i documenti vanno messi in un ordine, alfabetico o numerico.

• Numerici: progressivi o con numerazione composta come 4/bis, 4/a o 4/1. Il rischio è quello di avere troppi sottocampi
• Alfabetici: si usa l’ordine delle lettere. I problemi più diffusi sono l’iniziale dominante fra nome o cognome, errori di denominazione per società, articolo determinativo e titolo prima della denominazione, che vanno omessi o ignorati (scrivendoli in piccolo)

Se i documenti sono pochi il problema non si vede, ma con decine di faldoni e di cartelle è necessario seguire delle buone pratiche.

• Ordinato: lo spazio di archiviazione non dovrebbe essere dentro l’ufficio, ma vicino e facilmente accessibile. In uno spazio luminoso e senza seconde file di documenti sugli scaffali.
• Pulito: in molti casi è un ambiente polveroso e tenerlo sempre pulito evita ospiti indesiderati che mangiano la carta e brutte allergie durante le ricerche.
• Formalizzato: la carta chimica solitamente sbiadisce. Per gli scontrini è necessaria una fotocopia, i documenti piccoli vanno pinzati su A4. Sempre da evitare formati superiori, tranne nel caso di progetti che vanno all’interno di tubi.

Tenere in ordine i propri documenti non è molto semplice, ma basta seguire dall’inizio una linea guida e portarla avanti negli anni, noi ne sappiamo qualcosa!